Stages en 2019 : les obligations légales de l’employeur

Les entreprises ou autres structures d’accueil, qu’elles soient du secteur privé, public ou associatif, doivent respecter une réglementation spécifique concernant les stages. Durée, maximale, rémunération minimum obligatoire, délai entre 2 stages… Cette réglementation évolue souvent et il n’est pas toujours simple d’être à la page.

En ce milieu d’année 2019, VIP Stage & Alternance a fait le point pour vous.

 

Tout d’abord, il est utile de préciser ce qu’est un stage : il s’agit d’une mise en situation temporaire d’un étudiant, de quelque niveau que ce soit, lui permettant d’acquérir des compétences professionnelles liées à sa formation.

Les missions confiées au stagiaire doivent être en lien avec le projet pédagogique de son établissement d’enseignement et par conséquent de la formation suivie.

Le stagiaire ne doit en aucun cas être considéré par sa structure d’accueil comme un salarié.

Conditions de recours à un stagiaire :

Un stage doit être intégré dans le cursus de formation de l’étudiant, dont le volume d’enseignement pédagogique est de 200 heures minimum par année d’enseignement. A noter que dans ce volume d’enseignement pédagogique, un minimum de 50 heures doit être dispensé en présence de l’étudiant.

L’employeur doit mentionner la présence du stagiaire dans une section spécifique du registre unique du personnel mais n’est pas tenu d’effectuer de déclaration préalable d’embauche, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié.

La structure d’accueil veillera à :

• Ne pas remplacer un salarié (absent, licencié ou en cours de suspension de son contrat de travail) par un stagiaire afin que ce dernier effectue une tâche régulière correspondant à un poste de travail à part entière,
•  Ne pas prendre un stagiaire pour faire face à un accroissement temporaire d’activité ou pour occuper un emploi saisonnier.

Nombres de stagiaires autorisés :

Il existe 2 cas de figure : les entreprises de moins de 20 salariés et les entreprises de plus de 20 salariés.

• Pour les entreprises de moins de 20 salariés : elles peuvent accueillir 3 stagiaires maximum sur une même période (ou 5 pour les périodes de formation en milieu professionnel),
• Pour les entreprises de plus de 20 salariés, le nombre de stagiaires accueillis sur une même période ne peut pas dépasser 15% de l’effectif global (20 % pour les stages en milieu professionnel comme par exemple un contrat en alternance).

A noter que dans les 2 cas, un tuteur ne peut pas suivre plus de 3 stagiaires en même temps.

Gratification :

Au-delà d’une période de 2 mois (soit l’équivalent de 44 jours à raison de 7 heures par jour ou plus de 308 heures de présence sur la base d’une durée quotidienne différente) pendant la même année scolaire/universitaire, l’employeur est tenu de verser à son stagiaire une gratification minimale de 3,75 euros par heure de stage, ce qui correspond à 15% du plafond de la Sécurité Sociale.

Le plafond de la Sécurité Sociale est modifié chaque année au 1^er janvier ; si la hausse intervient au cours du stage, la convention doit prévoir de façon claire une augmentation de la gratification à partir de la date de revalorisation.

Dans certaines branches professionnelles, ce montant minimal peut être plus élevé grâce à des conventions de branches ou des accords professionnels étendus.

Ce montant minimum peut bien entendu être revu à la hausse par l’employeur.

Au-dessous de la période des 2 mois, la gratification reste facultative pour l’employeur.

Droits et avantages du stagiaire :

Le stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés, comme par exemple les avantages proposés par le comité d’entreprise.

Concernant les frais de transports et/ou de repas, l’employeur est tenu de rembourser une partie des frais de son stagiaire, et ce dans les mêmes conditions que le remboursement dû aux salariés.

Le remboursement des frais n’est pas compris dans la gratification mensuelle ; ils doivent en effet être payés en plus de cette dernière.

Congés :

Pour les stages supérieurs à la période de 2 mois, le stagiaire bénéficie des mêmes conditions de congés et d’autorisation d’absence que les salariés de l’entreprise. Pour les stages d’une durée inférieure, cette possibilité n’est pas obligatoire et reste à l’appréciation de l’employeur.

Convention de stage :

• Un stage est obligatoirement régi par une convention de stage, sans laquelle il ne pourra pas être reconnu.
• La convention devra être signée entre les différentes parties prenantes c’est-à-dire :
• Le stagiaire (ou son représentant légal s’il est mineur),
• L’établissement d’enseignement ou de formation,
• La structure d’accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé… ou tout autre organisme,
• L’enseignant(e) référent(e) au sein de l’établissement d’enseignement ou de formation,
• Le tuteur de stage au sein de la structure d’accueil.

De plus, pour être valable, la convention devra mentionner :

• L’intitulé complet du cursus/ de la formation du stagiaire,
• Le volume horaire par année ou semestre d’enseignement,
• Les noms de référents (enseignant et tuteur au sein de l’organisme d’accueil),
• Les dates de début et de fin du stage,
• Le taux horaire de la gratification ainsi que ses conditions de versement,
• La durée hebdomadaire maximale de présence,
• Les missions confiées au stagiaire,
• Les potentiels avantages dont le stagiaire peut bénéficier (frais de restauration ou transport par exemple),
• Les conditions d’autorisation d’absence,
• Le régime de protection sociale dont dépend le stagiaire.

Comme indiqué précédemment, l’organisme d’accueil doit tenir à jour une liste des conventions de stage et inscrire les noms/prénoms des stagiaires accueillis dans la partie spécifique du registre unique du personnel.

Si le stage a lieu à l’étranger, une fiche d’information faisant état de la réglementation du pays d’accueil sera annexée à la convention de stage.

En fin de stage, l’organisme d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, qui doit mentionner à minima la durée effective totale du stage et, si nécessaire, le montant total de la gratification versée.

Durée maximale d’un stage :

Un stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d’enseignement.

Si le stage est réalisé par périodes fractionnées au cours d’une année d’enseignement, sa durée est de 924 heures au maximum sur l’année.

A noter : en cas d’embauche du stagiaire à l’issue du stage, la durée de celui-ci sera déduite de la période d’essai.

Elle sera également prise en compte dans le calcul de l’ancienneté.

Délai de carence :

La structure d’accueil est tenue de respecter un délai minimum entre 2 stages sur un même poste, qui correspond à 1/3 de la durée du stage précédent.

Cette obligation prend fin si c’est le stagiaire qui a choisi lui-même d’interrompre le stage.

Pour conclure, il est important de préciser qu’en cas de non-respect de ces règles d’encadrement des stages, l’organisme d’accueil encourt une amende administrative.

Cette dernière peut aller jusqu’à 2 000 euros par stagiaire concerné et jusqu’à 4 000 euros en cas de nouvelle infraction dans l’année qui suit la notification de la première amende.